Oggi per le organizzazioni sono disponibili soluzioni sempre più sofisticate in grado di automatizzare interi processi complessi, completamente ripensabili attraverso la collaborazione uomo – macchina, e le aziende italiane stanno cogliendo questa opportunità. Già il 40% delle grandi imprese del nostro Paese utilizza sistemi di Robotic Process Automation (RPA), tecnologie che automatizzano compiti ripetitivi attraverso software robot o "bot". Un dato che ci posiziona al terzo posto tra i principali Paesi europei (analizzando anche Spagna, Germania, Francia e Regno Unito), subito dietro Regno Unito (48%) e Germania (41%). Molto diffuse anche soluzioni di workflow automation (56%), che eliminano attività manuali e ripetitive tramite software che consentono di gestire e monitorare i processi (tendenzialmente applicate in contesti più semplici), mentre sono più rare quelle di process mining, la tecnica che utilizza i log degli eventi per migliorare la comprensione e l'efficienza dei processi, o quelle di process intelligence, che analizzano dati storici e in tempo reale per identificare inefficienze, ottimizzare le attività e migliorare la produttività (38%).

Se si analizzano però le soluzioni di Intelligent Process Automation, quelle più avanzate in cui per l’automazione dei processi è utilizzata l’Intelligenza Artificiale, queste oggi sono utilizzate solo dal 23% delle grandi aziende del nostro Paese. E l’Italia si colloca all’ultimo posto tra gli stati europei analizzati, ben distante dal Regno Unito (32%), ma dietro anche a Spagna (26%), Germania (26%) e Francia (25%). I principali settori in cui sono diffuse queste tecnologie sono finanza, servizi alle imprese, utility, telco e manufacturing. Le soluzioni più diffuse sono l’Intelligent Document Processing, che permette di aumentare la flessibilità delle soluzioni RPA estraendo informazioni da dati non strutturati (come documenti, brevi comunicazioni su strumenti di collaboration, immagini), l’RPA conversazionale e le logiche decisionali intelligenti.

Sono alcuni risultati della ricerca dell'Osservatorio Intelligent Business Process Automation della School of Management del Politecnico di Milano, presentata oggi al convegno “Intelligent Automation: conoscere i processi per ripensarli”. Uno degli oltre 50 differenti filoni di ricerca degli Osservatori Digital Innovation della POLIMI School of Management che affrontano tutti i temi chiave dell'Innovazione Digitale nelle imprese e nella Pubblica Amministrazione.

“Nell’automazione dei processi aziendali oggi la sfida principale per le aziende sta nella capacità di governare la trasformazione in atto – aggiunge Giovanni Miragliotta, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Intelligent Business Process Automation-. Bisogna navigare in un’offerta tecnologica in velocissima evoluzione, evitando l’esplosione della complessità e dei costi. Bisogna poi identificare correttamente i processi in cui le opportunità offerte dall’Intelligenza Artificiale possono portare valore, e, laddove necessario, approfittare dell’automazione per migliorare e snellire processi e workflow. Infine, vi è un cambio culturale, la Process Automation non è una tematica unicamente IT. Democratizzare lo sviluppo mantenendo il governo delle iniziative è necessario per evitare di creare colli di bottiglia e nuove inefficienze”.

Complessivamente, il 51% delle grandi aziende italiane utilizza la Business Process Automation, con un qualche approccio tecnologico. Tra quelle che hanno avviato almeno una sperimentazione, il 58% ha attivato casi d’uso trasversalmente su diversi dipartimenti e processi, ma soltanto l’8% ritiene di aver implementato la Process Automation su larga scala. Tra queste, ci sono quasi esclusivamente grandissime realtà multinazionali. La Process Automation tradizionale viene utilizzata nel 76% dei casi in area amministrazione, finanza e controllo, seguono le aree Operations (65%) e Acquisti (61%).

Guardando invece all’Intelligent Process Automation, tra le aziende che l’hanno già introdotta, l’area aziendale più citata è il customer service (28%). In quest’ambito, la gestione delle richieste dei clienti (ad es. sullo status di una pratica o un chiarimento su un servizio su abbonamento) spesso implica il reperimento di dati, il compimento di specifiche azioni e una risposta quanto più fluida e rapida possibile: qui sia soluzioni di RPA Conversazionale sia soluzioni che introducono logiche decisionali intelligenti possono portare grandi benefici. Seguono come adozione Operations (22%) e Amministrazione, Finanza e Controllo (18%).

Le piccole e medie imprese mostrano invece una scarsa adozione di tecnologie di Process Automation, sia tradizionale sia intelligente. Solo il 9% dichiara di utilizzare soluzioni di Robotic Process Automation e in meno dell’1% dei casi sono state attivate sperimentazioni di utilizzo dell’AI per l’automazione. Il mercato è però in una fase di cambiamento, che fa ben sperare: già negli scorsi anni sono nate soluzioni pensate anche per le esigenze delle PMI e sempre di più le evoluzioni tecnologiche permetteranno di semplificare la creazione di piccole automazioni, riducendo i costi associati e le competenze necessarie per lo sviluppo.